В России в соответствии с действующим законодательством должен функционировать страховой фонд документации в министерствах, ведомствах, службах и иных органах исполнительной власти как на федеральном, так и на территориальных уровнях. В процессе создания указанной организации должны соблюдаться нормативные положения, предусмотренные ГОСТ Р 33. 505 – 2003 и иными стандартами – 7.65-92, 7.68-95, 13.0.002-84 и др.
Что это такое
Под страховым фондом документации понимается совокупность хранящихся в безопасном месте, расположенном в значительном удалении от места хранения оригиналов, страховых копий различных документов, сделанных в целях замены оригиналов на случай их возможной утери при возникновении в стране какой-либо чрезвычайной или экстренной ситуации.
При этом страховой фонд документации должен состоять из документов, которые именно представляют высокую культурную, историческую, научную или иную ценность, то есть потеря которых повлечет для жизни населения страны, экономики, государственного строя значительные последствия.
Внимание! Одновременно с созданием страхового создается так называемый фонд пользования, включающий в себя основную и рабочие копии оригинала документа.
Загрузить Госстандарт 33. 505 – 2003 для ознакомления.
Фондовая система
В соответствии с ГОСТом 33.505, любой орган исполнительной власти (например, Федеральная налоговая служба и ее территориальные представительства) может выступить заказчиком работ по сохранению особо ценной документации, имеющей отношение к деятельности такого органа, находящейся в архивах и библиотеках.
В зависимости от того, кто именно выступает заказчиком, происходит создание либо страхового фонда на федеральном уровне, либо территориального страхового фонда документации (п. 5.3. ГОСТа 33.505).
Единый российский страховой фонд документации
Каждый отдельно взятый страховой фонд (как созданный на федеральном уровне, так и на территориальном) является частью Единого российского страхового фонда документации. Совокупность всех фондов, функционирующих в Российской Федерации – это и есть ЕРСФД.
Территориальные страховые фонды
Создание территориального страхового фонда документации осуществляется по инициативе органа исполнительной власти какого-либо российского региона – области, края или республики (аб. 3 п. 5.3. ГОСТа 33.505).
Все ТСФД подведомственны Головным службам СФД, создаваемым в соответствии с приказами соответствующих органов власти субъекта РФ. В свою очередь, Головные службы подчиняются Росархиву и Министерству культуры РФ (аб. 6 п. 5.3. ГОСТа 33.505).
Фонды по виду документации
В ГОСТе 33.505 не представлена информация о том, что ФСФД и ТСФД могут учреждаться по видам бумаг. В п. 6.1. сказано, что в каждом ФСФД и ТСФД хранятся любые документы из указанного ниже перечня:
- оформленные на бумажном носителе;
- фильмы и прочая продукция, относящаяся к киноиндустрии;
- фотографии, фотокарточки;
- аудиопродукция;
- видеопродукция, не относящаяся к фильмам и кино.
Важно! Хранение каждого документа (аудио, видео, фото) осуществляется в одном страховом экземпляре. И лишь по решению заказчика (органа исполнительной власти) хранение может осуществляться в двух экземплярах.
Какая документация подлежит защите
Федеральные и территориальные страховые фонды документации могут создаваться исключительно в целях хранения документов, имеющих особую ценность.
При этом решение вопроса об осуществлении страховой копии не зависит от:
- времени, места создания документа;
- материала, из которого он изготовлен;
- вида носителя, на котором он хранится;
- техники производства и иных подобных факторов.
Организация работ по сохранению документов
В соответствии с п. 5.4. ГОСТа 33.505, работы по созданию копий в общефедеральных и территориальных страховых фондах документации включают следующие этапы:
- планирование мероприятий по учреждению ФСФД или ТСФД, в процессе которого определяется состав и виды документации, подлежащей копированию, и ее общее количество;
- работы, в рамках которых осуществляется подготовка документации к ее резервному копированию, включающие в себя выемку документов из хранилища архива или библиотеки, сверку фактических данных о документе с теми, которые содержатся в описях или библиографических описаниях, устранение лакун, проверку технического (физического) состояния документации и другие действия;
- непосредственно создание копий документации, чем управомочен заниматься исполнитель, выбранный органом исполнительной власти в конкурсном порядке в соответствии с законодательством о госзакупках (ФЗ № 44 от 5. 04. 2013 года “О контрактной…”);
- передача созданных копий исполнителем работ в специальное безопасное хранилище на основании соответствующего решения органа исполнительной власти, по инициативе которого произошло создание федерального или территориального страхового фонда документации (подтверждением успешной передачи служит акт приема страховых копий, оформляемый по унифицированной форме, утвержденной Приложением “Ж” к ГОСТу 33.505);
- предоставление отчетности в контролирующие структуры об успешном осуществлении вышеуказанных мероприятий.
Внимание! Копирование осуществляется в соответствии с п. 6.1.1. – п. 6.1.5. ГОСТ 33.505 по-разному – в зависимости от конкретного вида документации. Так, аудиопродукция копируется путем магнитной звукозаписи на носитель, содержащий магнитную ленту.
Что будет в случае чрезвычайной ситуации
При возникновении чрезвычайной ситуации – введения военного положения, стихийного бедствия, техногенной катастрофы и иного подобного случая – Министерство по гражданской обороне обязано принять все возможные меры по сохранению оригиналов аудиовизуальной, печатной и прочей продукции, представляющей особую культурную, научную и историческую ценность для отдельно взятых русских граждан и государства в целом.
В случае, если сохранить важный документ не удастся, в архивную или библиотечную организацию, в которых он ранее хранился, будет передана рабочая копия из фонда пользования (п. 3.9 и 3.16. ГОСТа 33.505). Основная копия останется в фонде пользования – с нее при необходимости будут в неограниченном количестве делаться рабочие копии.
Страховая копия документации (п. 3.7. ГОСТа 33.505) останется в страховом ФСФД или ТСФД. Изъятие ее оттуда допускается лишь по специальному разрешению и в исключительных случаях.
Итак, в целях предотвращения утраты, повреждения или полной гибели особо важной документации, создаются страховые фонды на федеральном и территориальном уровнях. Что-то осталось неясным? Наш юрист даст исчерпывающий ответ на любой, даже самый сложный вопрос. Достаточно просто написать ему в чат.
Также не забывайте о важности ваших лайков, репостов и комментариев, ведь это помогает обновлять наш сайт как можно чаще.
Читайте далее полезную информацию о фондах в целом.
